Die gemeinsam erarbeiteten „Pitch Guidelines“ geben Empfehlungen, was im Auswahlverfahren zu beachten und wie der Prozess idealerweise zu strukturieren ist. Angefangen von klaren Ausschreibungszielen und verbindlichen Bewertungskriterien über die Rolle von Pitch-Beratern bis hin zu empfehlenswerten Schritten in der Entscheidungsphase und Transition: Die neuen Pitch Guidelines berücksichtigen die Anforderungen aller drei Marktpartner und geben entlang des Pitchprozesses konkrete Hinweise zur professionellen Durchführung. So sollten beispielsweise für einen nationalen Pitch mittlerer Größe allein für die Hauptphase des Pitches von der Einladung bis zur Entscheidung rund drei bis vier Monate eingeplant werden. Pre- und Postpitchphase kommen hier noch hinzu – wertvolle Hinweise zur rechtzeitigen und realistischen Planung, um unnötigen Zeitdruck auf allen Seiten zu vermeiden. Gleichzeitig finden sich in den neuen Richtlinien Empfehlungen zur Kommunikation der Entscheidung innerhalb von drei bis vier Wochen nach der Präsentation.

Um das Auswahlverfahren so transparent wie möglich zu gestalten wird empfohlen, die Bewertungskriterien des Pitches und ihre Priorisierung mit den Agenturen zu teilen. Das Briefing wiederum sollte auf realistischen Anforderungen des Kunden basieren und dessen Buchungsverhalten, Tagesgeschäft und Budgets reflektieren. Zudem empfehlen die Guidelines beidseitige Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) zwischen den Marktpartnern.

Neben den Guidelines verständigten sich die Marktpartner auf ein Dokument zur vereinfachten Abfrage von pitchrelevanten Agenturinformationen. Der übliche Request for Information (RFI) wird damit soweit möglich gestrafft. Trotz Standardisierung bleibt Raum für spezifische Fragen.

Für die Etablierung am Markt haben die Teilnehmer der Brancheninitiative ein hochkarätig besetztes, dreiteiliges Academy-Angebot erstellt. Erfahrene Mediaexperten aus der OWM, Agenturchefs aus dem Kreis der OMG und die fünf Köpfe der Auditbranche führen durch die drei Phasen der Ausschreibung und vermitteln aus unterschiedlichen Perspektiven Erfahrung und Wissen. Die Workshops sind im ersten Schritt bereits exklusiv für OWM Mitglieder angelaufen - bevor sie im Markt weiter ausgerollt werden.

OWM-Geschäftsführerin Susanne Kunz: „Agenturen wie Auditoren haben eine essenzielle Rolle im Markt für die Werbungtreibenden. Auch wenn die Zielsetzungen der drei Marktteilnehmer bewusst unterschiedlich sind, ist eine professionelle und respektvolle Kollaboration auf Basis eines gemeinsamen Verständnisses wichtig. Dies bedeutet nicht, dass die Marktteilnehmer sich auf den kleinsten gemeinsamen Nenner geeinigt haben und damit an der Oberfläche bleiben. Im Gegenteil: Teil der gemeinsamen Zusammenarbeit war auch, Themen anzusprechen bei denen die Marktteilnehmer „agree to disagree“ d.h. bei denen kein Konsens vorliegt. Dies liegt in der Natur der Sache und fördert den Diskurs. Der Dialog zwischen den drei Parteien war und ist enorm wertvoll und konstruktiv.

Unsere Motivation ist es, unseren Mitgliedern eine effiziente Unterstützung im Arbeitsalltag zu bieten. Mit den Pitch Guidelines und dem interaktiven Academy Angebot welches erstmalig gemeinsam von Agenturen, Auditoren und Werbungtreibenden für unsere OWM Mitglieder entwickelt wurde, haben wir hier einen wichtigen Baustein gelegt. Mein Dank an alle Beteiligten und Mitstreiter.“

OMG-Geschäftsführer Klaus-Peter Schulz: „Die Anzahl der Pitches hat in den vergangenen zwei, drei Jahren erheblich zugenommen. Ob großes oder kleines Unternehmen – für Media-agenturen bedeutet dies stets ein beträchtliches Investment an Kapazität und Ressourcen. Daher begrüßt die OMG die Bereitschaft der Kunden und Mediaberater, sich so intensiv und konstruktiv für einen fairen und effizienten Auswahlprozess zu engagieren. Schließlich hat der gemeinsame Arbeitsprozess bereits das gegenseitige Verständnis zwischen den drei Marktpartnern nachhaltig gefördert. Die Agenturen verbinden damit nun die Hoffnung, dass sich die neuen Guidelines als Standard im Markt durchsetzen werden.“

Für die Auditoren, Brain Geschäftsführer Markus Werner und Stefan Uhl, Business Director Operations DACH Ebiquity:  
„Media ist vielfach der größte Budgetblock im Marketing - auch deshalb wird Media kundenseitig regelmäßig auditiert und ausgeschrieben. Auditoren und Mediaberater sind dafür die Dienstleister der Werbetreibenden. Wir prüfen, wir beraten bei Ausschreibungen und vieles andere mehr - da liegt es in der Natur der Sache, dass wir auf das ein oder andere im Markt eine andere Sicht haben, als die Mediaagenturen.           
Die teilnehmenden fünf Auditunternehmen Advise, BRAIN, Ebiquity, Imediag und Kollat Media verfolgen im Markt unterschiedliche Ansätze und sind hierzulande in keinem Verband organisiert. Die entwickelten Guidelines zielen nicht nur darauf, Pitches besser zu planen, sorgfältiger zubriefen und hier wie dort auch genauer hinzusehen. Sie sollen vielmehr auch den Blick für die unterschiedlichen Rollen von Kunde, Auditor und Mediaagentur schärfen und damit die Verantwortung jeder Partei.            
Dringlichste Aufgabe ist nun, die Pitch Guidelines über Trainings bekanntzumachen und dann auch allseits zu leben. Hat obendrein der konstruktive Austausch zwischen Agenturen und uns zu den nicht immer einfachen Branchenthemen weiter Bestand, hilft das allen drei Marktpartnern. Die letzten Monate setzten Zeichen und dafür sind wir OWM und OMG dankbar.“